MANUAL TÉCNICO DA MEATEC

PROVIDÊNCIAS e ESCLARECIMENTOS Implantação do Sistema de Apontamento Meatec (relógio de ponto) e Condições gerais de fornecimentoObs.:

A) Geral: É fundamental a leitura dos ítens “Concepção do produto” e “Conceitos Fundamentais” do início do manual que acompanha o produto. Como já deve ser do conhecimento de V.Sas., o nosso produto chamado relógio de ponto eletrônico, na verdade é um sistema de apontamento composto de duas partes: o Módulo, que é o relógio propriamente dito, em sua parte física-eletrônica, e o “Software” de apontamento para micro-computador da linha PC. Para implantação requer ainda os cartões-crachás e o cabo de comunicação PC-módulo ou coletor de dados de campo ou ainda Micromodem (via linha telefônica), todos fornecidos à parte.

Portanto, para o sucesso da implantação do sistema, dependemos, nós e V.S.as., destas partes. Para otimização e eficiência na implantação, estas partes são encaminhadas separadamente do produto e em “paralelo”, somente juntando-se no final.

Não vinculamos, por exemplo, o término da confecção dos crachás ou a passagem do cabo com a entrega do relógio.
B)
Parte física, providências do cliente:

1) Escolher para o módulo um local que seja limpo, de passagem dosfuncionários, que fique à vista, protegido de intempéries como chuva e sol e que seja viável de se instalar o cabo de comunicação e uma tomada de força.

2) Passar o cabo de comunicação Meatec modelo “CC...”. Caso não seja viável, o sistema poderá operar com cabo não ligado permanentemente, podendo ser levado o módulo ao lado do micro quando se desejar descarregar dados, acertar horário ou outra operação que envolva comunicação, por meio de apenas um cabo curto “CC..-2” (de 2 metros). Porém, sem ligação permanente não se tem a mesma agilidade operacional, sendo recomendado somente quando não restar outra alternativa.

3) Deixar disponível para o módulo uma tomada 127VAC no local escolhido (ou 220VAC avisando o vendedor p/ anotar no pedido).

4) Definir o instalador: pode ser da própria equipe do cliente ou terceiro já vinculado a este em serviços de informática/hardware. Há ainda a possibilidade de entendimento do cliente com o representante Meatec para executar a instalação ou indicar um instalador credenciado. De qualquer forma, o perfil do instalador deve ser o de uma pessoa com familiaridade com informática e não de instalação de cabos elétricos ou serviços mais rudimentares, pois a ênfase maior está no software e configurações.

5) Pelo instalador ou assistente técnico de informática/hardware: se possível verificar e testar uma porta serial RS232 do micro que deverá estar disponível para o relógio de ponto. Atenção: como esta porta serial provavelmente não estará sendo utilizada e justamente por isso pode ser destinada ao Sistema de Ponto, muitas vezes não se sabe se está em bom funcionamento.

C) Instalação: constitui-se em furar a parede para fixar o módulo, passar o cabo de comunicação (fornecido já pronto para ser instalado, da série “CCnm-x”) por tubulações, plugar suas 2 pontas, ligar o módulo à tomada de força, certificando-se de estar correta a voltagem, instalar software a partir do CD que acompanha o produto e estabelecer comunicação módulo-micro.

Se porventura surgir dúvida neste ato, o instalador deve contatar o depto. de suporte da Meatec.

D) Treinamento: este é um produto cujo êxito não depende somente do fabricante. Na verdade depende muito do usuário/cliente uma vez que para o apontamento correto deve-se configurar o “perfil de apontamento” e cadastrar corretamente.

Para isso, no próprio CD do produto há um auto-treinamento multimídia.Ressaltamos, com relação a treinamento, que duas pessoas pelo menos deverão praticá-lo, com atenção plena, evitando interrupções. Dessas duas, uma delas poderá ser aquela que operará diretamente o sistema e a segunda, um responsável (chefe, gerente, supervisor, diretor, proprietário). Isso por uma questão de estratégia, para o caso da primeira pessoa afastar-se da sua função na empresa por qualquer razão ou, se eventualmente perdurar alguma dúvida, uma delas poderá esclarecer a outra; também porque é importante que o superior responsável saiba como os cálculos e procedimentos são feitos pelo sistema, para efeitos gerenciais.

São 3 os recursos de ajuda disponíveis: treinamento multimídia, manual do produto e ajuda “On Line”.

E) Cartões-crachás: como dito anteriormente, terá encaminhamento à parte dos outros itens.

1) Mandar a logomarca ou logotipo do cliente, se possível em arquivo do programa Coreldraw 8 (ou anterior) ou no formato *.wmf ou ainda, se não houver, em papel com tamanho razoável para que seja redesenhado por nós (tamanho A4 no máximo). Salientamos a importância da fidelidade na padronização da imagem visual do cliente. Sempre que possível não utilizamos a própria imagem “scanneada” para elaboração da arte do cartão-crachá e sim apenas como “rascunho” para redesenho, por questões de qualidade.Além da logomarca, definir também cores, fornecendo amostras ou padrões, bem como quais dados o cliente deseja exibir nos crachás. O nome e o R.E. são praticamente obrigatórios. Como “R.E.” (número de registro) deverá ser utilizado de preferência um dos números já existentes para cada funcionário, para não se criar mais um, podendo ser definido o mesmo de cada funcionário no programa de folha de pagamento, o que facilitará a integração do nosso programa de ponto com o mesmo, ou então o da folha do livro ou ficha de registro de empregados (2 dígitos) precedido pelo número do livro (se houver mais de um). O “R.G.” é recomendável para que o crachá sirva também como documento de identidade, por exemplo quando a pessoa se apresentar em alguma outra empresa ou instituição. A Função, o Cargo, o Departamento ou outros dados também podem ser incluídos, previamente avisando a Meatec por escrito ou anotando-se no verso da 1a via do pedido.Existem inúmeras possibilidades de “lay-out” do crachá, mas há que se definir mais ou menos a linha a ser seguida.

2) A Meatec fornecerá arte-modelo dos cartões- crachás em papel com uma ou mais opções, sendo que a confecção deles somente será iniciada a partir do momento no qual o cliente assinalar sua escolha e assiná-la. Caso haja urgência, o cliente deverá enviar por fax para adiantar, mas mesmo assim deverá enviar o original à Meatec.

3) O cliente fornecerá uma listagem impressa em micro (ou datilografada) com os dados necessários dos funcionários. Serão recusados os manuscritos tanto na implantação quanto no pós-venda. Caso falte algum campo de determinado funcionário ou até mesmo a foto, a Meatec entenderá que o mesmo deve ficar em branco.

4) Embora pareça fácil solicitar fotos para os funcionários, a experiência mostrou que isso dificulta e retarda a implantação. Para solucionar, a Meatec adota a possibilidade de digitalizar (“scannear”) as fotos dos livros ou fichas de registro de empregados e, para isso, o cliente poderá emprestá-los, considerando, a Meatec e seus representantes, o devido cuidado com os mesmos, uma vez que são documentos oficiais. Mesmo assim o cliente poderá solicitar fotos, porém em outros termos: caso o funcionário não queira que se utilize a foto do seu registro, então deverá trazer com urgência uma outra. Desta forma não há atraso, pois não trazendo outra foto será usada a referida.Obs.: embora de posse dos livros ou fichas do cliente, a Meatec não extrai os dados de funcionários dos livros e fichas, para evitar erros e retrabalhos.

5) O prazo de elaboração da arte é de 2 (dois) dias úteis. O prazo de confecção dos crachás em si é previsto para 5 (cinco) dias úteis, no máximo, a partir da arte aprovada. Em quantidades acima de 500 será programado outro prazo. Em ambos o prazo se inicia no momento da completa disponibilidade das informações necessárias.

6) Aconselhamos pedir de 10% a 20% do número de crachás de funcionários em crachás Provisórios, os quais são impessoais (sem nome e sem identificação com pessoas), apenas sendo numerados sequencialmente (1,2,3...). Servem para o caso de admissão (permitindo marcação imediata do ponto do admitido) e para substituição temporária (em casos de perda, danos, etc) garantindo a continuidade do apontamento para um funcionário pleno.

7) Após a implantação, a Meatec fornecerá crachás pelo mesmo preço unitário de tabela praticado no pedido (sem desconto), em qualquer quantidade (um único, por exemplo), no mesmo prazo. Poderão ser enviados por correio, como correspondência comum, a foto e os dados, também não manuscritos. Como a foto será devolvida junto com o crachá confeccionado, poderá a mesma ser então colada no livro de registo se o funcionário for recém admitido.

8) Transporte: correio, pessoalmente ou pelo representante, se for o caso, com as despesas por conta do cliente.

9) Sugerimos o opcional Capa Protetora para minimizar sujeira em crachá e aumentar sua vida útil.10) A Meatec não armazena dados de imagens (foto, por exemplo) em arquivos por tempo indeterminado, exceto a arte, de tal forma que se solicitada a confecção futura para uma mesma pessoa, deverão ser fornecidos os dados novamente.

11) Sugerimos pedir crachás também para pessoas que não marcam ponto (diretores, proprietários e outros) afim de servir como identificação e completar a organização da empresa neste sentido.

F) Pós – Venda:
1) O CD com o programa fornecido junto com o módulo deverá ser guardado pelo cliente e preservada a sua integridade, não utilizando-o para outros fins.

2) As providências de rotinas para arquivamentos de segurança (“back-up”) ficam formalmente a cargo do cliente, embora o sistema possua cópia automática desde que o cliente-usuário informe o caminho.

3) A Meatec fornece, sem ônus adicional, suporte ao produto e à operação por telefone ou internet, limitado às questões exclusivamente sobre o produto, ou seja, operação básica de microcomputador e periféricos, sistema operacional e rede não estão incluídos. Entretanto poderá ser oferecido ao cliente planos especiais de atendimento pelo representante ou pela própria Meatec.

4) No período de garantia, ou até mesmo depois, não há necessidade de contrato de manutenção tanto de eletrônica (hardware) quanto do programa (software), eliminando-se esse tipo de custo pós-venda. Entretanto, tal como no ítem anterior, poderá ser oferecido algum contrato especial.

5) Fornece, também sem ônus adicional, atualização de software (“upgrade”) com versão que porventura tenha sido evoluída por iniciativa da Meatec, motivadas por razões de maior praticidade, desempenho, eficiência ou ainda por novas legislações. Serão cobradas somente despesas de transporte, se for o caso, mídia, ou visita técnica requisitada ao representante, técnico credenciado ou à própria Meatec (geralmente desnecessária porque basta sobrescrever os arquivos). A versão atualizada encontra-se na nossa página na Internet.

6) A versão do software é a mesma para todos os clientes que adquiriram o sistema na mesma época, ou igual aos do presente momento, caso tenha sido atualizado; porém o próprio usuário pode configurar o mesmo para seu perfil de apontamento (descontos por atraso e/ou faltas, tolerâncias de horários, compensações de horas faltosas HF com extras HE, etc..), bem como seus índices (porcentagens de adicionais de HE, ADN, etc..) e demais parâmetros.Pode fazê-lo também nos casos de mudanças nos acordos sindicais (geralmente anuais) e na legislação, evitando trabalho e custos de alterações de programa que requerem um profissional de software.Entretanto, se o cliente tiver dúvidas, a Meatec coloca-se à disposição para auxiliar nestes casos, nos termos descritos anteriormente.

7) Garantia: 1 (um) ano contra defeitos de fabricação, a partir da data da Nota Fiscal, excluindo-se os casos de mau uso ou consequências de fenômenos da natureza.

8) Licença / cessão do uso do software: concedida automaticamente pela emissão da Nota Fiscal, sendo exclusiva ao cliente e para uso com módulo Meatec (relógio de ponto em si), não podendo conceder a terceiros e nem reproduzi-lo.

9) O prazo de atendimento de chamado técnico de manutenção é até o final do expediente do dia seguinte ao da geração do mesmo, exceto se houver impedimento de força maior.

10) Como todo transporte é por conta do cliente, o mesmo pode informar-se junto ao representante ou à Meatec sobre o preço do Km rodado, do correio, Sedex ou outros...

11) Se for requisitada visita ou treinamento ao representante, técnico credenciado ou á própria Meatec, será cobrado à parte e deverá ser combinado previamente.

12) Solicitamos que seja facilitada e agilizada a entrada do técnico credenciado ou técnico da Meatec às dependências do cliente, tomando-se providências internas antecipadamente afim de se evitar desperdícios de tempo e até retorno em visita extra.

13) O cliente deverá exigir da pessoa visitante o crachá que o credencia perante a Meatec, observando a presença da logomarca Meatec e o prazo de validade.
BENEFICIOS QUE O SISTEMA DE PONTO ELETRONICO MEATEC DISPÕE01 – Ponto (Trivial) Como qualquer outro sistema de ponto o controle de apontamento é feito, porém com cálculos direcionados a folha de pagamento, com configurações de horas extras comuns, faltas, atrasos, horas extras diferenciadas, horas extras especiais, descanso semanal remunerado, horas trabalhadas, horas de feriados, emfim, todos os campos precisos para a folha de pagamento; 02 – Sistema em Plataforma Dos e Windows O sistema da Meatec dispõe de dois softwares de apontamento, um em Dos e outro em Windows;

03 – Trabalha em rede porém é monousuário Há possibilidades de se instalar tantos softwares de ponto quanto forem necessários através de uma conexão rede, porém não é possivel utilizar todos de uma única vez;

04 – Comunicação via cabo a uma serial O relógio (hardware) pode ser conectado a um micro diretamente através de um cabo a uma placa serial, sendo que dispomos de amplificadores para distâncias maiores que 100 metros;

05 – Relógio com memória O relógio dispõe de uma bateria interna apenas para manter as informações dos lançamentos e a hora do relógio intactas quando uma queda de energia surgir;

06 – Bloqueio Geral Existe um bloqueio que trava todas as funções do relógio através de comandos efetuados através do próprio relógio, com um cartão ou com o sistema;

07 – Bloqueio Individual por Horário Existe um bloqueio que trava os cartões através de configurações que são efetuadas através do sistema de ponto e que determinam qual cartão e a que dia e que hora ele deve bloquear, essa configuração é feita através do sistema;

08 – Mensagem Individual Pelo sistema há como enviar uma mensagem ao cartão do funcionário através do relógio;

09 – Programação da Sirene inclusive controle de máquina No relógio existe um controle para ativar uma sirene externa ou controlar uma máquina através de programações efetuadas pelo sistema com dias da semana e horas a ser acionado;

10 – Interligação em Cascata de até 255 módulos Todos os equipamentos fabricados pela Meatec como, relógio de ponto, catraca eletromecânica, catraca mecatrônica, catraca virtual, relógio simplex, etc..., podem ser interligados entre si até um limite de 255 e essa ligação é efetuada ponto a ponto ligando-se apenas um cabo ao micro computador;

11 – Sorteio Também é disponibilizado pelo relógio o acionamento de sorteio (processo de escolha de um cartão por método aleatório randômico), onde é configurado pelo sistema e enviado ao relógio para o mesmo ser ativado. Essa opção é muito utilizada para a revista na entrada e saida do funcionário na empresa;

12 – Relógio com dois padrões de leitura do cartão Magnético ou Código de Barras O Hardware pode ser fabricado com uma opção de leitura do cartão, ou seja, magnético ou código de barra, opção essa que deve ser escolhida antecipadamente;

13 – Visualizar os lançamentos rapidamente Pelo sistema de ponto existe um item que visualiza os lançamentos efetuados pelos funcionários rapidamente, porém esses lançamentos ainda não foram tratados para o relatório final, onde é feito por um processo mais demorado;

14 – Cadastro de várias empresas e o apontamento de todas elas de uma só vez O Sistema abrange o conjunto de apontamento único ou separado de várias empresas em um único software, portanto não é necessário instalar vários softwares para várias empresas;

15 – Banco de Horas No sistema há possiblidades de se trabalhar com sistema de banco de horas e com acúmulo das horas em uma conta corrente específica do funcionários;

16 – Sistema desenvolvido em conformidade com a CLT Todo o sistema foi desenvolvido com base e informações tiradas da Consolidação das Leis Trabalhistas, não tendo problemas legais com os cálculos efetuados;

17 – Cadastro que possui identificação digitalizada (foto) do funcionário Pelo cadastro no sistema, é possível incluir uma foto para que seja reconhecido o funcionário visualmente;

18 – Escalas que permitem turnos de revezamento Há como definir horários diferenciados para um funcionário ou um grupo de funcionários;

19 – Exportação de todos os totais para a folha de pagamento (escritório) Existe o transporte de todos os totais através de um arquivo texto para a folha de pagamento, contanto que o mesmo esteja apto para importar este arquivo;

20 – Controle de outras funções pelas teclas do relógio (modo questionado) Com o sistema questionado (opção que é necessário pressionar teclas no relógio) existe o tratamento desses lançamentos efetuados gerando relatórios quantitativos definindo-se quantas vezes o funcionário pressionou as teclas e relatórios qualitativos demonstrando-se em que horário foi pressionado essas teclas, item muito utilizados para efetuar outros controles como cesta básica, vales, marmitas, etc...;

21 – Inclusão de funcionários no cadastro rapidamente Como para cadastrar um funcionário exige um tempo maior, o sistema dispõe de um cadastro rapido para grandes quantidades de funcionários, para que os cartões comecem a ler no relógio podendo-se efetuar o cadastro do funcionário posteriormente com maior tranquilidade;

22 – Cadastro de cartões provisórios, estagiários, terceirizados, etc... Como organização subdividimos os cartões por categorias, para que o mesmo seja utilizado conforme o caso exigido;

23 – Relatórios impressos na tela (plataforma windows) Na versão windows antes de efetivar a impressão primeiro o relatório é impresso na tela podendo-se cancelar a impressão, caso não se confirme os dados na tela.

24 – Calculadora Sexagesimal No sistema existe uma calculadora que efetua cálculos de horas, facilitando o cálculo sem ter que ficar convertendo-se do formato centesimal para sexagesimal e vice-versa;

25 – Atualização Totalmente gratuita Como a Meatec nunca para de desenvolver novos aprimoramentos para o sistema e também em função de modificações na CLT, atualizamos gratuitamente todos os clientes através da internet.